Datenschutz
Verantwortliche Stelle
Verantwortlich ist die VOLQID GmbH, Gurkensteig 9, 13159 Berlin, vertreten durch Malgorzata Dorota Jablonska. Für Datenschutzanfragen: info@volqid.com, Telefon +49 30 4849 1393.
Aufruf der Website und Hosting
Die Website wird bei STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, gehostet. Beim Abruf werden technisch notwendige Zugriffsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, Browserinformationen und technische Statusdaten. Dies dient der Bereitstellung und Sicherheit der Website. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren Betrieb. STRATO wird als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO eingesetzt. Nach den Hosting-Informationen von STRATO werden IP-Adressen zur Angriffserkennung und -abwehr maximal sieben Tage gespeichert. Soweit ein konkreter Sicherheitsvorfall eine längere Aufbewahrung erfordert, erfolgt diese zweckgebunden für die Aufklärung.
Kontakt per E-Mail und Telefon
Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, den Inhalt der Anfrage und gegebenenfalls Angaben zur Immobilie. Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Vertragsanbahnung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; bei sonstigen Anfragen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO aufgrund unseres Interesses an der Kommunikation. Bei Ansprechpartnern von Unternehmen stützen wir die Verarbeitung ihrer Kontaktdaten auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Erforderliche Daten können an beauftragte IT-Dienstleister oder, soweit zur angefragten Projektbearbeitung notwendig, an zuständige Fachpartner übermittelt werden. Wir löschen Anfragen, wenn sie abschließend bearbeitet sind und keine Aufbewahrungspflicht oder notwendige Rechtsverteidigung entgegensteht. Handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen werden für die jeweils gesetzliche Frist aufbewahrt.
Formulare und Prüfangebote
Bei der Anfrage zur kostenfreien Ersteinschätzung (Gebäude-Audit), beim Ladepotenzial-Check und beim Wärmepumpen-Check verarbeiten wir die eingegebenen Kontaktdaten (insbesondere Name, E-Mail und Telefonnummer), die Gebäudeadresse sowie die im jeweiligen Formular abgefragten Gebäude- und Verbrauchsangaben. Beim Wärmepumpen-Check werden auch die übermittelten Eingaben und die daraus erstellte Berechnung der Anfrage zugeordnet. Eine freiwillige Nachricht wird ebenfalls verarbeitet. Zweck sind die Bearbeitung Ihrer Anfrage, die angefragte Einschätzung und die persönliche Kontaktaufnahme.
Die Verarbeitung erfolgt bei eigenen vorvertraglichen Anfragen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; bei geschäftlichen Ansprechpartnern und sonstigen Anfragen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung von Anfragen. Soweit eine gesonderte Einwilligung Grundlage einer optionalen Verarbeitung ist, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Eine Anfrage führt nicht zur Newsletter-Anmeldung. Ohne die erforderlichen Angaben kann die angefragte Leistung nicht bearbeitet werden.
Der Ladepotenzial-Check erstellt seine erste Einordnung im Browser. Kontakt-, Gebäude- und Ladeangaben werden erst übertragen, wenn Sie eine gesonderte persönliche Anfrage absenden.
REONIC als Kunden- und Projektverwaltung
Für die Verwaltung von Anfragen und Projekten verwenden wir die Software der Reonic GmbH (REONIC). Die eigene Website-Schnittstelle übermittelt abgesendete Gebäude-Audit- und Wärmepumpenanfragen an das REONIC-CRM. Dort werden Kontakt- und Projektangaben sowie die zugehörigen Nachrichten und Berechnungen für die weitere Bearbeitung gespeichert. Zugriff sollen ausschließlich die für die Bearbeitung zuständigen Personen und erforderlichen Dienstleister erhalten.
Mit REONIC liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vor. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen der vereinbarten Zwecke und Weisungen. Setzt REONIC Unterauftragnehmer ein oder werden Daten außerhalb des EWR verarbeitet, geschieht dies nur im Rahmen dieses Vertrags und unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.
Eingebetteter PV-Konfigurator
Auf der Photovoltaikseite kann ein externer REONIC-Konfigurator gestartet werden. Er wird nicht bereits beim bloßen Aufruf der Seite geladen. Erst beim Start wird das Skript von apps.reonic.de geladen und eine Verbindung zur Anwendung unter portal.reonic.de aufgebaut. Dabei werden technisch bedingt insbesondere IP-Adresse, Browser- und Verbindungsinformationen an den externen Dienst übermittelt. Die im Konfigurator eingegebenen Projekt- und Kontaktdaten werden dort zur Berechnung und zur gegebenenfalls abgesendeten Anfrage verarbeitet.
Die externe Aktivierung ist von einer anschließenden Kontaktanfrage zu unterscheiden. Die Bereitstellung der aktiv angeforderten Funktion und die Bearbeitung einer vorvertraglichen Anfrage stützen sich, soweit erforderlich, auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Soweit der externe Dienst nicht erforderliche Speicherzugriffe oder weitere einwilligungspflichtige Verarbeitung verwendet, ist hierfür vorher eine gesonderte Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO erforderlich. Ein Startklick ersetzt diese nicht ohne entsprechende Information und Ausgestaltung.
Technisch notwendige Speicherung und Cookies
Die eigene Formularschnittstelle verwendet ein Sitzungscookie zum Schutz vor missbräuchlichen Anfragen (CSRF-Schutz). Der Cookie ist auf den API-Pfad beschränkt und als Secure, HttpOnly und SameSite=Strict konfiguriert; er besitzt keine feste über die Sitzung hinausgehende Laufzeit. Technisch erforderliche Endgerätespeicherung beruht auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die Sicherheitsverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Für die Sprachauswahl wird kein Cookie gesetzt.
Zur Vermeidung mehrfacher Übermittlung und zur technischen Nachverfolgung speichert die Schnittstelle Referenznummern, Verarbeitungsstatus, Projektverweise und Prüfwerte. Zur Begrenzung missbräuchlicher Zugriffe werden zeitlich begrenzte, aus der IP-Adresse abgeleitete Prüfwerte verwendet. Analyse- oder Werbetracking setzen wir auf dieser Website nicht ein. Der externe REONIC-Konfigurator wird erst geladen, wenn Sie ihn aktiv starten, und kann eigene technische Speicherungen verwenden; Einzelheiten finden Sie in den Datenschutzhinweisen von REONIC.
Speicherdauer und Löschung
Wir prüfen mindestens einmal monatlich die abgeschlossenen Anfragen, aus denen kein Auftrag entstanden ist. Nicht mehr erforderliche personenbezogene Kontakt-, Gebäude- und Berechnungsdaten werden nach Abschluss der Bearbeitung unverzüglich gelöscht; die monatliche Prüfung dient als zusätzliche Kontrolle und begründet keine Mindestaufbewahrungsfrist. Besteht ein dokumentierter Grund für die weitere Speicherung, etwa eine konkret vereinbarte Fortsetzung, eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder eine erforderliche Rechtsverteidigung, werden nur die dafür notwendigen Daten für die erforderliche Dauer aufbewahrt und ihre Nutzung auf diesen Zweck beschränkt. Bei einer vereinbarten späteren Fortsetzung wird ein Wiedervorlagetermin festgelegt und der Bedarf erneut geprüft. Die Löschprüfung umfasst REONIC, eigene Übermittlungsnachweise und sonstige betroffene Ablagen. Für Sicherungskopien gelten die dokumentierten Sicherungs- und Überschreibzyklen; bei Wiederherstellung sind Löschungen erneut zu berücksichtigen.
Ihre Rechte
Sie haben nach den gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bei einer Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen. Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (www.datenschutz-berlin.de).
Terminbuchung mit Microsoft Bookings und Teams
Zur Terminvereinbarung verlinken wir auf Microsoft Bookings. Beim Aufruf der externen Buchungsseite werden technisch erforderliche Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse und Browserinformationen, an Microsoft übermittelt. Bei der Buchung werden Name, E-Mail-Adresse, gewählter Termin und freiwillige Angaben verarbeitet. Bookings speichert diese Daten in Microsoft 365/Exchange und versendet Terminbestätigungen und Änderungen. Der Termin wird mit unserem Geschäftskalender abgeglichen; öffentlich werden freie Zeiten angezeigt, keine Kalenderinhalte. Für das Gespräch wird ein Microsoft-Teams-Link erstellt; dies gilt auch für Video-Termine zur kostenfreien Ersteinschätzung, die wir nach einer Formularanfrage vereinbaren. Bei Teilnahme verarbeitet Microsoft insbesondere Verbindungs- und Gerätedaten sowie die von Ihnen bereitgestellten Audio-, Video- und Chatinhalte.
Die Verarbeitung dient der Terminvereinbarung und Durchführung des angefragten Gesprächs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO bei eigenen vorvertraglichen Anfragen, bei geschäftlichen Ansprechpartnern Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (Interesse an der geschäftlichen Kommunikation). Anbieter ist Microsoft Ireland Operations Limited, Irland. Es gelten die Microsoft-Vertragsbedingungen einschließlich der Datenschutzbestimmungen für Microsoft-Produkte und -Dienste (DPA). Eine Verarbeitung außerhalb des EWR kann erfolgen; hierfür gelten die im DPA vorgesehenen Übermittlungsgrundlagen, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln. Für die Löschung gilt die nachfolgende Regelung auch für Bookings, Kalender und zugehörige Nachrichten. Sie können alternativ telefonisch oder per E-Mail Kontakt aufnehmen.