Ochrona danych
Administrator danych
Administratorem jest VOLQID GmbH, Gurkensteig 9, 13159 Berlin, reprezentowana przez Malgorzatę Dorotę Jablonską. Kontakt w sprawach danych: info@volqid.com, tel. +49 30 4849 1393.
Korzystanie ze strony i hosting
Stronę hostuje STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin. Przetwarzane są technicznie niezbędne dane dostępu, w szczególności adres IP, czas, żądany adres, informacje o przeglądarce i status techniczny. Służy to udostępnianiu i bezpieczeństwu strony. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO; uzasadniony interes polega na bezpiecznej eksploatacji. STRATO działa jako podmiot przetwarzający zgodnie z art. 28 RODO. Według informacji hostingowych STRATO adresy IP służące wykrywaniu i odpieraniu ataków są przechowywane maksymalnie siedem dni. Dłuższe przechowywanie w razie konkretnego incydentu ogranicza się do celu jego wyjaśnienia.
Kontakt e-mailowy i telefoniczny
Przy kontakcie przetwarzamy dane kontaktowe, treść zapytania i ewentualnie dane nieruchomości. Celem jest obsługa zapytania i przygotowanie umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a przy innych zapytaniach art. 6 ust. 1 lit. f RODO i interes w komunikacji. Dane osób kontaktowych przedsiębiorstw przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Niezbędne dane mogą otrzymać usługodawcy IT lub właściwi partnerzy techniczni, jeśli wymaga tego obsługa zapytania. Zapytania usuwamy po zakończeniu obsługi, o ile nie ma obowiązku przechowywania lub potrzeby obrony prawnej. Dokumenty istotne podatkowo i handlowo przechowujemy przez wymagane prawem okresy.
Formularze i wstępne analizy
W formularzach zapytania o bezpłatną wstępną ocenę (audyt budynku), sprawdzenia potencjału ładowania i analizy pompy ciepła przetwarzamy podane dane kontaktowe (w szczególności imię, nazwisko, e-mail i telefon), adres budynku oraz wymagane informacje o budynku i zużyciu energii. Do zapytania dotyczącego pompy ciepła przypisujemy także dane wejściowe i wynik obliczeń. Przetwarzamy również dobrowolną wiadomość. Celem jest analiza zapytania, przygotowanie odpowiedzi i kontakt.
Podstawą zapytań przedumownych przyszłej strony umowy jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dla osób kontaktowych firm i pozostałych zapytań stosujemy art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. uzasadniony interes w obsłudze zapytań. Jeśli opcjonalne przetwarzanie opiera się na odrębnej zgodzie, stosuje się art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zapytanie nie oznacza zapisu do newslettera. Bez niezbędnych danych nie możemy zrealizować danej usługi.
Analiza potencjału ładowania tworzy wstępną ocenę w przeglądarce. Dane kontaktowe, dane budynku i dane dotyczące ładowania są przekazywane dopiero po wysłaniu przez Państwa osobnego zapytania.
REONIC – zarządzanie klientami i projektami
Do obsługi zapytań i projektów korzystamy z oprogramowania Reonic GmbH (REONIC). Interfejs naszej strony przesyła wysłane zapytania o audyt i pompy ciepła do CRM REONIC. Zapisywane są tam dane kontaktowe i projektowe, wiadomości i obliczenia potrzebne do dalszej obsługi. Dostęp powinien być ograniczony do osób obsługujących sprawę i niezbędnych usługodawców.
Z REONIC zawarto umowę powierzenia przetwarzania zgodnie z art. 28 RODO. Przetwarzanie odbywa się w ramach uzgodnionych celów i poleceń. Jeżeli REONIC korzysta z podwykonawców lub dane są przetwarzane poza EOG, następuje to wyłącznie w ramach tej umowy i na warunkach art. 44 i nast. RODO.
Zewnętrzny konfigurator fotowoltaiki
Na stronie fotowoltaiki można uruchomić konfigurator REONIC. Nie ładuje się on przy samym otwarciu strony. Dopiero uruchomienie pobiera skrypt z apps.reonic.de i nawiązuje połączenie z aplikacją portal.reonic.de. W ten sposób przekazywane są technicznie adres IP, informacje o przeglądarce i połączeniu. Wprowadzone dane projektu i kontaktowe są tam przetwarzane na potrzeby obliczeń i ewentualnie wysłanego zapytania.
Uruchomienie narzędzia jest odrębne od wysłania zapytania. Udostępnienie aktywnie żądanej funkcji i obsługa zapytania przedumownego opierają się, w niezbędnym zakresie, na art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Nieobowiązkowy zapis na urządzeniu lub inne operacje wymagające zgody wymagają uprzedniej odrębnej zgody zgodnie z § 25 ust. 1 TDDDG lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Samo kliknięcie uruchomienia nie zastępuje odpowiednio poinformowanej zgody.
Niezbędne zapisy i pliki cookie
Interfejs formularzy wykorzystuje sesyjny plik cookie do ochrony przed nadużyciami (CSRF). Jest ograniczony do ścieżki API i oznaczony jako Secure, HttpOnly i SameSite=Strict; nie ma stałego okresu ważności wykraczającego poza sesję. Niezbędny zapis na urządzeniu opiera się na § 25 ust. 2 pkt 2 TDDDG; przetwarzanie dla bezpieczeństwa na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Wybór języka nie zapisuje pliku cookie.
Aby uniknąć wielokrotnego przesyłania i śledzić obsługę, interfejs zapisuje numery referencyjne, statusy, odwołania do projektów i wartości kontrolne. Czasowo ograniczone wartości pochodne adresu IP służą ograniczeniu nadużyć. Na tej stronie nie stosujemy śledzenia analitycznego ani reklamowego. Zewnętrzny konfigurator REONIC jest ładowany dopiero po jego aktywnym uruchomieniu i może stosować własne zapisy techniczne; szczegóły zawierają informacje o ochronie danych REONIC.
Okres przechowywania i usuwanie
Co najmniej raz w miesiącu sprawdzamy zamknięte zapytania, które nie doprowadziły do zamówienia. Niepotrzebne już dane osobowe, kontaktowe, budynku i obliczeń usuwamy bez zbędnej zwłoki po zakończeniu obsługi; comiesięczny przegląd jest dodatkową kontrolą, a nie minimalnym okresem przechowywania. Jeśli istnieje udokumentowana podstawa dalszego zapisu, np. konkretnie uzgodniona kontynuacja, obowiązek ustawowy lub niezbędna obrona roszczeń, zachowujemy wyłącznie potrzebne dane przez wymagany okres i ograniczamy ich użycie do tego celu. Przy uzgodnionej późniejszej kontynuacji wyznaczamy termin ponownego kontaktu i sprawdzamy potrzebę przechowywania. Przegląd obejmuje REONIC, własne zapisy przesyłania i inne odpowiednie miejsca zapisu. Kopie zapasowe podlegają udokumentowanym cyklom tworzenia i nadpisywania; po przywróceniu danych należy ponownie uwzględnić usunięcia.
Państwa prawa
Na warunkach określonych prawem przysługują prawa dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia danych. Zgodę można cofnąć w każdej chwili ze skutkiem na przyszłość. Przy przetwarzaniu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO można wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego można wnieść zawsze. Skargę można złożyć do organu nadzorczego, w szczególności berlińskiego organu ochrony danych (www.datenschutz-berlin.de).
Rezerwacja terminów przez Microsoft Bookings i Teams
W celu rezerwacji udostępniamy link do Microsoft Bookings. Otwarcie zewnętrznej strony rezerwacji przekazuje Microsoft niezbędne dane połączenia, w tym adres IP i informacje o przeglądarce. Podczas rezerwacji przetwarzane są imię i nazwisko, adres e-mail, wybrany termin i dobrowolne informacje. Bookings zapisuje dane w Microsoft 365/Exchange i wysyła potwierdzenia oraz aktualizacje. Dostępność jest sprawdzana w naszym kalendarzu firmowym; publiczne są wyłącznie wolne terminy, bez treści kalendarza. Dla spotkania tworzony jest link Microsoft Teams; dotyczy to także spotkań wideo w ramach bezpłatnej wstępnej oceny, umawianych po zapytaniu przez formularz. Podczas udziału Microsoft przetwarza dane połączenia i urządzenia oraz udostępniane treści audio, wideo i czatu.
Celem przetwarzania jest umówienie i przeprowadzenie zamówionej rozmowy. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO w przypadku własnych zapytań przed zawarciem umowy, a w przypadku kontaktów biznesowych art. 6 ust. 1 lit. f RODO (interes w komunikacji biznesowej). Dostawcą jest Microsoft Ireland Operations Limited, Irlandia. Obowiązują warunki Microsoft, w tym dodatek dotyczący ochrony danych produktów i usług (DPA). Dane mogą być przetwarzane poza EOG; stosuje się mechanizmy transferu określone w DPA, w szczególności standardowe klauzule umowne UE. Poniższe zasady usuwania obejmują również Bookings, kalendarze i powiązane wiadomości. Możliwy jest także kontakt telefoniczny lub e-mailowy.